En el ámbito de la gestión financiera, las organizaciones buscan constantemente formas de optimizar los procesos y reducir los costes. Las funciones de cuentas a pagar, que tradicionalmente dependían del trabajo manual, han experimentado una transformación significativa con la llegada de la tecnología.
Al aprovechar las herramientas y el software de automatización avanzados, las empresas pueden conseguir una mayor eficiencia, precisión y ahorro de costes. En este artículo, exploraremos el coste real del personal de cuentas a pagar en comparación con la utilización de la tecnología para el procesamiento de facturas.
El proceso de cuentas por pagar es bien conocido por ser intensivo en mano de obra.
Contratar y formar al personal de cuentas por pagar requiere una inversión significativa en salarios, prestaciones y desarrollo profesional. Además, la introducción manual de datos y el procesamiento de facturas son tareas que llevan mucho tiempo y pueden dar lugar a errores humanos, lo que provoca retrasos en los pagos y tensiones en las relaciones con los proveedores. Al depender únicamente de los recursos humanos, las organizaciones se enfrentan a costes continuos que pueden reducirse mediante el uso de la tecnología.
La gestión del tiempo es una de las principales preocupaciones del personal de contabilidad.
Dedican mucho tiempo a introducir manualmente los datos de las facturas, conciliar las discrepancias y verificar los detalles de los pagos. Estas tareas suelen ser repetitivas y propensas a errores, lo que resta valiosos recursos a actividades más estratégicas y de valor añadido.
La implantación de soluciones basadas en la tecnología, como el software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), automatiza la captura de los datos de las facturas, reduciendo significativamente el tiempo necesario para el procesamiento manual. Esto permite al personal de cuentas por pagar centrarse en la gestión de excepciones, la gestión de proveedores y la optimización de procesos.
El procesamiento manual de facturas conlleva un alto riesgo de errores.
Errores en la introducción de datos, pedidos de compra que no coinciden y documentos extraviados pueden provocar discrepancias en los pagos, lo que da lugar a retrasos en los pagos o incluso a pagos duplicados. Rectificar estos errores requiere tiempo y esfuerzo adicionales y puede tensar las relaciones con los proveedores.
La tecnología, por el contrario, garantiza una captura de datos precisa, valida la información según reglas preestablecidas y automatiza los procesos de conciliación. Al minimizar los errores, las empresas pueden evitar costosas discrepancias en los pagos y mantener relaciones positivas con los proveedores.
La eficacia y la escalabilidad son cruciales a medida que las empresas crecen.
El volumen de facturas y transacciones de pago aumenta exponencialmente, por lo que resulta costoso y lleva mucho tiempo ampliar la función de cuentas a pagar con personal adicional. La tecnología ofrece la ventaja de la escalabilidad, que permite a las organizaciones gestionar mayores volúmenes de facturas sin incurrir en costes adicionales significativos.
Los sistemas automatizados de procesamiento de facturas pueden gestionar eficazmente grandes cantidades de facturas, garantizando los pagos a tiempo y reduciendo la necesidad de ampliar constantemente el personal.
Los retrasos en los pagos tensan las relaciones con los proveedores y generan penalizaciones.
Los procesos manuales tradicionales suelen provocar retrasos en los pagos debido al enrutamiento manual, los cuellos de botella en la aprobación y la emisión manual de cheques.
Por el contrario, las soluciones automatizadas de cuentas a pagar agilizan el flujo de trabajo de aprobación, enrutan las facturas electrónicamente y permiten pagos programados. Esto reduce el riesgo de retrasos en los pagos, evita sanciones y, a su vez, preserva las relaciones positivas con los proveedores. Además, la tecnología permite a las empresas aprovechar los descuentos por pronto pago identificando y captando rápidamente estas oportunidades.
Una solución de cuentas por pagar basada en la tecnología mejora las capacidades de elaboración de informes.
Estas herramientas permiten a las empresas analizar los patrones de pago, realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) e identificar áreas de optimización.
La información basada en datos permite a los responsables de la toma de decisiones negociar condiciones favorables con los proveedores, identificar cuellos de botella en los procesos y optimizar el flujo de caja. La capacidad de tomar decisiones informadas basadas en datos precisos y oportunos es un activo valioso que la tecnología aporta a la función de cuentas por pagar.
En pocas palabras
Aunque el personal de cuentas por pagar es esencial para la gestión financiera, depender únicamente de procesos manuales puede resultar costoso e ineficaz. La automatización del procesamiento de facturas, la reducción de errores, la mejora de la gestión del tiempo, la garantía de escalabilidad y el aprovechamiento de la información son sólo algunas de las ventajas que ofrece la tecnología. Adoptar soluciones basadas en la tecnología puede suponer mejoras significativas en la función de cuentas por pagar.
